Mentions légales, RGPD, cookies : le guide clair

Cet article donne des repères généraux pour vous aider à y voir clair. Il ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation : en cas de doute, rapprochez-vous de votre chambre consulaire, de votre expert-comptable ou d'un juriste.

Le récapitulatif en un coup d'œil

1. Les mentions légales

La loi pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN) impose à tout éditeur professionnel d'un site d'afficher des informations permettant de l'identifier. Concrètement, il faut notamment :

Si vous êtes une entreprise individuelle (dont micro-entreprise)

• vos nom et prénom, et votre nom commercial si vous en avez un ;
• votre adresse professionnelle (une domiciliation est possible) ;
• un numéro de téléphone et une adresse e-mail ;
• votre numéro SIREN (et votre immatriculation au registre concerné le cas échéant) ;
• votre numéro de TVA intracommunautaire, si vous êtes assujetti à la TVA.

Si vous êtes une société (SARL, SAS, EURL…)

• la dénomination sociale, la forme juridique et le montant du capital ;
• l'adresse du siège social ;
• un téléphone et une adresse e-mail ;
• le numéro d'immatriculation (SIREN, RCS…) ;
• le numéro de TVA intracommunautaire.

Dans tous les cas

• le nom du directeur de la publication (en général le dirigeant) ;
• le nom, l'adresse et le téléphone de l'hébergeur du site.

Certaines professions réglementées doivent ajouter des informations : ordre ou organisme professionnel, titre professionnel, règles déontologiques…

Un modèle de mentions légales à adapter

2. La politique de confidentialité (RGPD)

Dès que votre site contient un formulaire de contact ou de devis, vous collectez des données personnelles : nom, téléphone, e-mail, parfois adresse du chantier. Le RGPD vous demande d'informer clairement les personnes. Votre politique de confidentialité doit répondre à ces questions :

1. Qui collecte les données (votre entreprise et comment vous contacter) ?
2. Quelles données sont collectées ?
3. Pourquoi ? (répondre à une demande de devis, établir un contrat…)
4. Combien de temps sont-elles conservées ?
5. Qui y a accès (vous, votre comptable, votre outil de devis…) ?
6. Quels droits ont les personnes (accès, rectification, suppression…) et comment les exercer ?

3. Les cookies

Les cookies et autres traceurs servent par exemple à mesurer l'audience, à afficher des vidéos externes ou à faire de la publicité ciblée. La CNIL demande en principe de recueillir le consentement du visiteur avant de déposer les traceurs non indispensables, avec un choix aussi simple pour refuser que pour accepter.

Certains outils de mesure d'audience peuvent être dispensés de consentement s'ils sont configurés selon les conditions définies par la CNIL. Et un site qui n'utilise aucun traceur non essentiel n'a pas besoin de bandeau : c'est plus simple, plus léger et plus agréable pour vos visiteurs.

4. Le médiateur de la consommation

Si vous travaillez avec des particuliers, vous devez leur permettre de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en cas de litige, et leur communiquer ses coordonnées, notamment sur votre site. De nombreuses fédérations professionnelles proposent un médiateur à leurs adhérents : renseignez-vous auprès de la vôtre.

5. Et pour les artisans du bâtiment ?

L'assurance de responsabilité civile décennale doit figurer sur vos devis et factures (nom de l'assureur, couverture géographique…). Rien ne vous empêche de l'indiquer aussi sur votre site : « Entreprise assurée en responsabilité décennale ». C'est un argument de confiance fort pour un client qui hésite. Même chose pour vos qualifications et labels (RGE, Qualibat…) : affichez-les s'ils sont à jour.

Que risque-t-on ?

L'absence de mentions légales est une infraction prévue par la loi, avec des sanctions qui peuvent être lourdes. Côté RGPD, la CNIL peut contrôler et sanctionner. Dans la pratique, le premier risque pour un artisan est souvent commercial : un site sans mentions légales, sans adresse, sans SIREN, inspire moins confiance qu'un site transparent.

Votre formulaire de contact, conforme et efficace

Le formulaire de devis est l'endroit où le juridique et le commercial se rencontrent. Quelques bonnes pratiques simples :

• Ne demandez que l'utile : prénom, moyen de contact, commune, besoin.
• Ajoutez une courte phrase sous le formulaire : « Vos informations servent uniquement à répondre à votre demande. Voir notre politique de confidentialité. »
• Ne cochez jamais à l'avance une case d'inscription à une newsletter.
• Protégez le formulaire contre les robots (champ invisible ou vérification simple), sans compliquer la vie des vrais visiteurs.
• Vérifiez où arrivent les demandes et qui peut les lire.

Combien de temps garder les demandes de devis ?

Le principe du RGPD est de ne conserver les données que le temps nécessaire. Pour un prospect qui n'est pas devenu client, la CNIL indique en général qu'une durée de trois ans à compter du dernier contact est raisonnable. Pour vos clients, les données liées aux factures et contrats suivent leurs propres obligations de conservation, notamment comptables. Faites un tri une fois par an : c'est une bonne habitude.

La checklist finale avant de publier votre site

1. Page mentions légales complète, accessible depuis toutes les pages.
2. Coordonnées de l'hébergeur à jour.
3. Politique de confidentialité qui correspond à ce que fait réellement votre site.
4. Pas de traceurs non essentiels sans consentement.
5. Coordonnées du médiateur si vous travaillez avec des particuliers.
6. Informations d'assurance et de qualification exactes et à jour.

Le cas des vidéos, cartes et polices externes

On n'y pense pas, mais certains éléments intégrés à votre site peuvent déposer des traceurs ou transmettre des données à des tiers : une vidéo YouTube intégrée, une carte Google Maps, des polices de caractères chargées depuis un service externe, un bouton de partage vers les réseaux sociaux. Pour un site vitrine simple, il est souvent possible de s'en passer ou de les intégrer de manière plus respectueuse (par exemple, afficher une image de la carte avec un lien plutôt que la carte interactive). Parlez-en avec la personne qui crée votre site.

Les mentions sur vos devis et factures, en lien avec le site

Votre site n'est qu'une partie de votre communication. Les informations qu'il affiche doivent être cohérentes avec celles de vos devis, factures et documents commerciaux : même dénomination, même adresse, même numéro d'immatriculation, mêmes assurances. Une incohérence n'est pas seulement un risque juridique ; elle peut aussi semer le doute chez un client attentif.

Faut-il des conditions générales sur un site vitrine ?

Si votre site ne permet pas de commander ou de payer en ligne, des conditions générales de vente ne sont pas affichées pour une vente sur le site lui-même ; vos conditions s'appliquent alors via vos devis et contrats. Dès que vous vendez en ligne (boutique, réservation payante, bons cadeaux), des conditions générales de vente adaptées deviennent indispensables, avec les informations sur le droit de rétractation quand il s'applique.

Mettre à jour ses mentions dans le temps

Les mentions légales ne sont pas figées. Pensez à les mettre à jour à chaque changement important : déménagement, changement de statut juridique (passage de micro-entreprise à société, par exemple), changement d'hébergeur, nouveau numéro de téléphone, nouvelle assurance. Une mention obsolète est presque aussi problématique qu'une mention absente.

Questions fréquentes

Je suis micro-entrepreneur et je travaille chez moi. Dois-je afficher mon adresse ?

L'adresse professionnelle fait partie des informations demandées. Si vous ne souhaitez pas afficher votre adresse personnelle, une solution de domiciliation d'entreprise peut être envisagée. Renseignez-vous sur les conditions applicables à votre situation.

Puis-je copier les mentions légales d'un autre site ?

Vous pouvez vous inspirer de la structure, mais les informations doivent être les vôtres. Une erreur fréquente : laisser le nom de l'hébergeur ou du concurrent dont on a copié la page.

Où trouver les coordonnées de mon hébergeur ?

Demandez-les à la personne qui a créé votre site, ou cherchez « mentions légales » sur le site de l'hébergeur : il y indique ses propres coordonnées.

Ma page Facebook doit-elle avoir des mentions légales ?

Les règles des plateformes s'appliquent et la question est plus nuancée. Votre site, lui, est clairement concerné : c'est là que tout doit être en ordre.

Sur tous les sites que nous créons, les mentions légales et la page de confidentialité sont intégrées dès le départ, et nos sites n'utilisent pas de traceurs publicitaires. Parlons de votre projet.